GDPR nella formazione

Come si applica il GDPR alla formazione online?

Si applica a ogni dato che permette di identificare un partecipante. Un ente di formazione tratta nomi, email, codici fiscali, orari di accesso, risultati dei quiz, attestati e, per le aziende clienti, i dati dei dipendenti.

I principi del regolamento valgono anche qui: trattare i dati per scopi chiari, raccoglierne solo quanti servono, conservarli per il tempo necessario e proteggerli.

A cosa serve l'informativa ai partecipanti?

Serve a spiegare chi tratta i dati, per quali scopi, su quale base giuridica e per quanto tempo. Deve essere chiara e facile da trovare, ad esempio al momento dell'iscrizione.

Nella formazione online conviene spiegare anche cosa viene tracciato: tempi di visione, sessioni, controlli durante i test.

Chi è responsabile dei dati nella formazione?

Di norma l'ente di formazione è titolare del trattamento: decide perché e come usare i dati. Il fornitore della piattaforma agisce come responsabile del trattamento, per conto dell'ente, sulla base di un contratto.

Nei corsi per le aziende i ruoli vanno chiariti anche con l'azienda cliente, che spesso fornisce i dati dei dipendenti.

Quando servono più cautele?

Quando si raccolgono dati delicati o si controlla in modo stretto il comportamento dei partecipanti. Verifiche d'identità e controlli sui test devono essere proporzionati allo scopo e spiegati nell'informativa.