Team HR e piattaforme di formazione: quale scegliere

Per un ufficio del personale la formazione è un lavoro su più fronti: corsi obbligatori con le loro scadenze, inserimento dei nuovi assunti, sviluppo delle competenze, piani finanziati dai fondi, report per la direzione. Quando arriva il momento di scegliere una piattaforma, il rischio è guardare solo l'elenco delle funzioni e perdere di vista la domanda vera: quanto lavoro mi toglie, ogni giorno?

Ecco i criteri che, nella nostra esperienza con aziende ed enti di formazione, fanno davvero la differenza per un team HR.

1. Le scadenze si gestiscono da sole

La formazione obbligatoria, a partire dalla sicurezza sul lavoro, ha aggiornamenti periodici. Tenerli su un foglio di calcolo significa controllare a mano, ogni mese, chi sta per scadere.

Cosa cercare: attestati con data di scadenza, avvisi automatici alla persona e al responsabile, corso di aggiornamento che si apre al momento giusto.

In Zorvio gli attestati hanno le loro scadenze: la piattaforma avvisa per tempo e riapre il corso di aggiornamento. Il team HR vede in un colpo d'occhio chi è in regola e chi no.

2. Caricare le persone non deve essere un progetto

Se per iscrivere duecento dipendenti servono duecento schede, la piattaforma non verrà usata.

Cosa cercare: importazione da file Excel, assegnazione dei corsi a gruppi, account pronti senza passaggi tecnici.

In Zorvio i dipendenti si importano da Excel, con l'anagrafica che serve per attestati e registri. Il manager aziendale assegna i corsi e segue i progressi da solo, senza chiedere nulla a nessuno.

3. La prova che il corso è stato seguito

Un attestato non basta, se qualcuno chiede come è stato ottenuto. Ispezioni, revisori dei fondi, contenziosi: in tutti questi casi conta poter dimostrare che il corso è stato seguito davvero, e da chi.

Cosa cercare: registro della fruizione con tempi e sessioni, test che non si superano con una ricerca in un'altra finestra, verifiche d'identità.

In Zorvio il registro si compila da solo mentre il corso si svolge. I test controllano le uscite dalla pagina e il tempo, con regole decise da chi gestisce la piattaforma. Le verifiche d'identità durante il corso confermano che dall'altra parte c'è la persona giusta. E gli attestati, con le ore, si verificano online con un numero.

4. La formazione finanziata senza affanni

Molte aziende finanziano la formazione con i fondi interprofessionali. Il problema non è ottenere il finanziamento, è rendicontarlo: presenze, ore, documenti, controlli.

Cosa cercare: piani formativi con partecipanti e corsi, lezioni in aula con presenze, documenti pronti per il fondo, accesso per chi controlla.

In Zorvio il piano formativo raccoglie aziende, partecipanti e corsi. Le lezioni in aula registrano le presenze con un codice o con l'appello del docente. Il revisore ha un accesso in sola lettura, così non serve preparare dossier a mano.

5. Facile per chi la usa

La piattaforma migliore è inutile se i dipendenti non la aprono. Chi lavora in reparto, in negozio o a turni non ha una scrivania e un'ora libera.

Cosa cercare: lezioni brevi, funzionamento perfetto dal telefono, nessuna app da installare, aiuto a portata di mano.

In Zorvio si entra da un indirizzo con il marchio dell'azienda, le lezioni si seguono dal telefono come dal computer, e il pulsante «Chiedi aiuto» è dentro la lezione. I promemoria, quando l'azienda li attiva, ricordano con discrezione cosa resta da fare.

6. Dati che rispondono alle domande

La direzione chiede: quante ore di formazione abbiamo fatto quest'anno? Chi non ha ancora completato la sicurezza? Quale corso è piaciuto di più?

Cosa cercare: report scaricabili, questionari di gradimento, e possibilmente un modo rapido per interrogare i dati.

In Zorvio i report per azienda e per corso si scaricano in Excel, i questionari di gradimento raccolgono le opinioni, e con Zeta AI, l'assistente integrato, si fanno domande in italiano sui dati, in sola lettura e con i permessi del proprio ruolo.

7. Dati al sicuro, in Europa

Anagrafiche, codici fiscali e risultati dei test sono dati personali. Dove stanno e chi può vederli non è un dettaglio.

In Zorvio i server sono in Europa, i backup sono cifrati, e i dati di ogni azienda e di ogni ente sono separati da quelli degli altri.

Quando guardare altrove

Se la tua azienda ha bisogno di un'app da installare negli store, oggi Zorvio non è la scelta giusta. I corsi già prodotti in SCORM 1.2 o 2004, cmi5 o xAPI, invece, si caricano direttamente nelle lezioni. Per tutto il resto, cioè formazione obbligatoria, finanziata e di sviluppo gestita con meno lavoro manuale, è costruita esattamente per questo.

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