Ma gli utenti usano davvero la piattaforma? Come monitorare la formazione

Comprare una piattaforma di formazione è la parte facile. La domanda vera arriva dopo qualche settimana: le persone la stanno usando davvero? I dipendenti hanno iniziato i corsi o li hanno solo ricevuti? Chi si è fermato a metà? I corsi piacciono? Senza risposte chiare, la formazione online rischia di diventare un costo che nessuno sa giustificare.

In Zorvio abbiamo voluto che queste risposte fossero sempre a portata di mano, sia per il manager HR dell'azienda cliente sia per l'amministratore dell'ente che gestisce la piattaforma. Ecco cosa può vedere ciascuno.

Il manager HR: la sua azienda, a colpo d'occhio

Il manager aziendale entra nella piattaforma dell'ente e vede solo la sua azienda. Da lì segue:

• lo stato di ogni dipendente: corsi assegnati, iniziati, in corso, completati, con la percentuale di avanzamento;
• la scheda del singolo dipendente, con i corsi, i test e gli attestati ottenuti;
• chi è indietro: iscrizioni mai iniziate, ferme da giorni o in scadenza;
• i report da scaricare in Excel, per la direzione o per un controllo.

E non deve nemmeno ricordarsi di guardare: ogni lunedì può ricevere un riepilogo via email con quanti corsi non sono mai stati iniziati, quanti sono fermi e quanti scadono nelle due settimane successive, con l'elenco delle persone. Se l'ente li attiva, anche i dipendenti ricevono promemoria sui corsi da completare.

Per la formazione obbligatoria il manager vede anche le scadenze degli attestati: chi è in regola, chi sta per scadere, chi deve fare l'aggiornamento.

L'amministratore: tutta la piattaforma

Chi gestisce la piattaforma per conto dell'ente ha una visione più ampia.

La dashboard. Utenti divisi per livello (amministratori, docenti, manager, revisori, studenti), corsi e percorsi pubblicati, iscrizioni e, se vende online, i ricavi. Le ultime iscrizioni sono sempre in primo piano.

Le statistiche dei corsi. Per ogni corso: iscritti, completamenti, avanzamento di ogni partecipante, lezioni dove le persone si fermano. Il report Excel del corso riunisce tutto, compresi i tempi, le verifiche d'identità e quello che è successo durante i test.

Il registro della fruizione. Per ogni partecipante, ogni sessione di studio con giorno, orari, durata e lezioni seguite. Serve per la formazione obbligatoria e finanziata, ma è anche il modo più diretto per capire come si studia: a che ora, quanto a lungo, con quale costanza.

Il gradimento. I questionari di fine corso dicono se un corso piace, cosa funziona e cosa va migliorato, corso per corso.

I video. Per i video dell'archivio gli amministratori vedono quante volte sono stati visti, per capire quali contenuti funzionano.

Le domande in italiano. Con Zeta AI, l'assistente integrato, l'amministratore chiede direttamente: «chi non ha ancora iniziato il corso sulla sicurezza?», «quale corso ha più abbandoni?», «quante ore sono state seguite a marzo?». Zeta risponde leggendo i dati con i permessi del suo ruolo.

Dai numeri alle azioni

Monitorare serve solo se porta a fare qualcosa. Qualche esempio di come usare questi dati:

• un corso con molti abbandoni alla stessa lezione è un segnale: forse è troppo lunga, forse non è chiara. Si spezza o si riscrive;
• un dipendente fermo da due settimane riceve un promemoria, e se serve una telefonata del suo responsabile;
• un'azienda con licenze inutilizzate è un'occasione per l'ente di proporre un momento di avvio insieme ai dipendenti;
• un corso con un gradimento basso si rivede prima della prossima edizione.

Il punto

Una piattaforma di formazione non si giudica da quante funzioni ha, ma da quanto aiuta a capire se la formazione sta funzionando. Con i dati giusti, nelle mani giuste, la domanda «la stanno usando davvero?» ha sempre una risposta.

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